Mitarbeiter im Fokus: Dokumentenmanagement neu gedacht

Mitarbeiter im Fokus: Dokumentenmanagement neu gedacht

Ausgedruckte Unterlagen, digitale Rechnungen, keine Ordnung – das Dokumentenmanagement ist nach wie vor ein Problemkind in einigen Unternehmen. Neue Technologien erwecken das althergebrachte Dokumentenmanagement aus seinem Dornröschenschlaf.

Papierdokumente wie beispielsweise Rechnungen werden durch Scannen digitalisiert und ein Workflow von der Eingabe bis zur Archivierung gestartet. Dies wird durch Lösungen für das Dokumentenmanagement (DMS) schon seit Jahrzehnten zuverlässig ermöglicht. Allerdings galt DMS auch lange als langweilig und echte Innovationen waren dünn gesät.

Das könnte sich jetzt ändern: Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potential, DMS und das Personalwesen zu revolutionieren. So könnte KI gezielt Personalakten durchstöbern, um herauszufinden, welcher Mitarbeiter im Unternehmen für bestimmte Aufgaben die besten Fähigkeiten mitbringt. Der nächste Schritt könnte darin bestehen, nicht mehr nur in Formularform, sondern in freier Textform erstellte Dokumente zu erfassen – um sie semantisch zu verstehen und automatisiert aufzubereiten.

Cloud fördert Personalmanagement

Ein weiterer technologischer Trend ist die Cloud – im Dokumentenmanagement geht das erst richtig los. Einige Hersteller setzen beispielsweise auf vorkonfigurierte Cloud-Lösungen für das Personalmanagement. Diese können Mitarbeiterdokumente in einem sicheren und einfach durchsuchbaren Archiv digitalisieren und organisieren. HR-Teams stehen mit der Lösung vorgefertigte digitale Workflows für Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeiterbeurteilungen, Abwesenheitsanträge und vieles mehr zur Verfügung.

Selbstlernendes Dokumentenmanagement ermöglicht Arbeitsplatz der Zukunft

Der Arbeitsplatz der Zukunft und der Umgang mit Dokumenten wird durch selbstlernende Systeme geprägt. Mitarbeiter werden entlastet, wenn Abläufe digital stattfinden und automatisch optimiert werden. Selbstlernende Systeme unterstützen den Menschen und optimieren ihre Ergebnisse automatisch. Für den Mitarbeiter hat das große Vorteile, denn der Aufwand für einzelne Projekte wird minimiert und Routineaufgaben entfallen.

„Die dadurch frei gewordenen Ressourcen können Büroarbeiter dann für andere Aufgaben nutzen“, sagt Dr. Stefan Rief, Leiter des Competence Center Workspace Innovation am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), einen wichtigen Vorteil auf.

Handschrift oder digital

Angestellte können digital arbeiten, wenn Papier durch elektronische Dokumente ersetzt wird. Zwar schwören viele Angestellte noch auf handschriftliche Notizen vor allem in Besprechungen, sie können die Informationen dann aber nur schwer mit anderen teilen. Ein Argument für das Handschreiben ist immerhin die Sicherheit, weil viele Verfasser ihre eigene Schrift nicht lesen können, geschweige denn, dass es andere könnten. Aber Scherz beiseite, im Zeitalter der Kollaboration sollte möglichst auf Papier verzichtet werden. Das papierlose Büro wird so bald nicht kommen, aber eine weitgehende Digitalisierung ermöglicht Effizienzgewinne.

 


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Quelle Titelbild: jat306 / iStock