Domino

Domino zu Exchange erfolgreich migrieren

Lotus Notes und Domino sind seit Jahrzehnten bewährte Groupware-Lösungen. Viele Unternehmen überlegen aber, zum Marktführer Microsoft Exchange zu wechseln. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Migration erfolgreich gestalten.

Lotus Notes und Domino waren einst der Standard für Groupware. Aber in den vergangenen zwei Jahrzehnten hat es Microsoft geschafft, Lotus zunehmend Marktanteile abzujagen und heute ist Microsoft Exchange eindeutig der Platzhirsch.

Das heißt nicht, dass Lotus Notes/Domino komplett obsolet wäre. Das indische Unternehmen HCL, das die Lotus-Lösungen im Jahr 2019 von IBM übernommen hat, meldet, dass nach wie vor 15.000 Unternehmen weltweit die traditionsreiche Groupware einsetzen. HCL hat eine Roadmap für Domino bis 2025 vorgestellt.

Mit Domino Volt hat HCL im April 2020 sogar eine komplett neue Entwicklungsumgebung vorgestellt, mir der Enterprise Apps mit Low-Code einfach und schnell programmiert werden können. Hier geht es zum kostenlosen Test.

Argumente für den Wechsel

Obwohl also Lotus nach wie vor eine leistungsfähige Lösung darstellt und aktiv weiterentwickelt wird, gibt es dennoch auch gute Argumente für den Umstieg zu Microsoft Exchange. Erstens ist Exchange, wie schon gesagt, mittlerweile eindeutiger Marktführer. Exchange bietet zweitens im Vergleich zu Domino eine benutzerfreundlichere Oberfläche sowie eine einheitliche Kommunikationsplattform und integrierte Unternehmensmobilität. Die Archivierungs-, Speicher- und Wiederherstellungsdienste sind in Exchange Server besser und das bei niedrigeren Kosten und besseren Speicheroptionen im Vergleich zu Domino. Voller Zugriff auf die Mailbox ist bei Exchange von überall her über Outlook Web Access, Entourage usw. möglich.

Wechsel per Hand

Prinzipiell können Sie eine Migration manuell oder automatisch durchführen. Die manuelle Methode ist auf den ersten Blick kostengünstiger, aber sehr aufwendig und damit doch erheblich teurer als eine geeignete Spezial-Software einzusetzen.

Der gesamte Prozess der Migration von Lotus Domino zu Exchange Server ist sehr langsam und zeitaufwendig. Das liegt daran, dass jeweils nur ein einzelnes Element exportiert wird. Die manuelle Lösung ist nicht so einfach durchzuführen, da ein Benutzer jede E-Mail und andere Elemente wie Kontakte, Kalender usw. separat verschieben muss. Dadurch wird die Aufgabe für die Benutzer sehr komplex und es besteht die Gefahr von Datenverlusten. Es ist also davon abzuraten, selbst Hand anzulegen.

Automatische Migration

Bei einer automatischen Migration mit geeigneten Software-Werkzeugen muss zunächst der Zustand des Notes-Systems auf Herz und Nieren geprüft werden. In historisch gewachsenen Systemen gibt es oft Schwachstellen. Der Inhalt jeder einzelnen Mailbox wird analysiert. Es geht nicht nur um die Übertragung der Daten. Vielerorts wurden Workflow-Prozesse mit Notes gestaltet. Deren Transformation ist eine echte Herausforderung, aber auch eine Chance, veraltete Prozesse grundlegend zu modernisieren.

Bereiten Sie die Quellumgebung vor

Richten Sie auf dem Domino-Server ein Administratorkonto für die Migration ein. Führen Sie eine Postfachbereinigung durch, denn Mailboxen sollten von nicht benötigten/nicht unterstützten Daten geleert werden. Löschen Sie alte und unerwünschte E-Mails sowie große Anhänge.  Unerwünschte Mailboxen sollten gemäß den Compliance- und Datenschutzrichtlinien des Unternehmens archiviert oder gelöscht werden. Synchronisieren Sie die persönlichen Adressbücher der Benutzer auf dem Lotus Domino-Server.

Vorbereiten der Zielumgebung

Erstellen Sie ein Administratorkonto in Exchange, das vollen Zugriff auf alle Ihre Benutzerpostfächer hat. Richten Sie parallel auch Benutzerkonten in Exchange ein. Danach bereiten Sie eine Active Directory Struktur vor mit geeigneten Zugangsrichtlinien. Nutzen Sie den Exchange Web Service. Machen Sie sich Gedanken über Ihre Prozessstruktur.

Stichtag oder phasenweise

Was den Zeitpunkt der Migration angeht, gibt es die Alternative, alles zu einem bestimmten Stichtag herüberzuholen oder die Datenbestände nach und nach, also phasenweise zu übertragen. Die Stichtagsmethode ist eher für kleinere Unternehmen geeignet, während bei größeren Firmen die phasenweise Migration anzuraten ist.

Proservia – Ihr Partner für Domino und Exchange

Proservia pflegt langjährige und ausgezeichnete Beziehungen sowohl zu Microsoft auf der einen Seite, als auch zu IBM und HCL auf der anderen Seite. Die hochkarätigen Experten von Proservia haben bereits zahlreiche Migrationsprojekte erfolgreich durchgeführt und wissen, worauf es ankommt. Sprechen Sie uns an.

 

Quelle Titelbild: iStock / PhonlamaiPhoto